Inventario Perpetuo vs. Inventario Periódico ¿Cuál usa tu negocio y cuál deberías usar?

¿Cuentas todos los días o solo cuando se acaba?

Hay dos tipos de dueños de negocio:

1. Los que saben exactamente cuántas unidades de producto tienen en este segundo.
2. Los que tienen que ir a la bodega a contar con los dedos para ver si queda mercancía.

Esta diferencia tiene nombre técnico: Inventario Perpetuo vs. Inventario Periódico. Elegir el incorrecto puede hacerte perder ventas (porque creías que tenías y no había) o perder dinero (porque te robaron y te diste cuenta un mes después).

Hoy te explicamos cuál es cuál y por qué en 2026 solo uno de ellos es viable para crecer.

¿Qué es el Inventario Periódico? (El método antiguo)

Como su nombre lo indica, se hace “cada cierto periodo” (semanal, mensual, anual). Es el método del cuaderno o el Excel básico.

• Cómo funciona: No registras el costo de venta en cada transacción. Solo sabes cuánto tienes cuando cierras el negocio un día entero para contar todo físico.
• El Problema: Es una foto del pasado. Si cuentas el 30 de cada mes, y te robaron el día 5, pasaste 25 días sin saber que te faltaba mercancía.
• ¿Para quién es? Para negocios muy pequeños que venden cosas irrelevantes o muy baratas.

¿Qué es el Inventario Perpetuo? (El método Sistepos)

Es el sistema que mantiene el registro de existencias actualizado en tiempo real, venta tras venta.

• Cómo funciona: Cada vez que pitas un código de barras en la caja, el sistema resta 1 unidad del inventario y registra el costo de venta inmediatamente.
• La Ventaja: Sabes tu utilidad real al final del día. Si el sistema dice que hay 5 y en el estante hay 4, sabes que el robo ocurrió HOY.
• ¿Para quién es? Para cualquier negocio que quiera ser rentable: supermercados, ferreterías, tiendas de ropa y restaurantes.

¿Dónde estás tú?

Pedro Explica: “No manejes mirando el retrovisor”

Usar Inventario Periódico es como manejar un carro mirando solo por el espejo retrovisor. Solo ves lo que ya pasó.

El Inventario Perpetuo es manejar mirando el parabrisas. Ves lo que pasa ahora.

Si un cliente te pregunta por WhatsApp: ‘¿Tienes esta chaqueta en talla M?’, con el método periódico tienes que ir a buscar entre cajas. Con el perpetuo, miras la pantalla y dices: ‘Sí, me quedan 3 unidades’. Eso es velocidad, eso es venta segura.

¿Por qué la DIAN prefiere el Perpetuo?

Ojo al dato legal: Para los grandes contribuyentes y quienes declaran renta, la norma fiscal exige llevar un control que permita verificar los costos. El sistema perpetuo es el estándar dorado porque deja rastro de cada movimiento.

Además, te permite detectar “Puntos de Reorden”. Sistepos te avisa: “Oye, te quedan solo 5 leches, pide más al proveedor”. Con el método manual, te das cuenta que no hay leche cuando el cliente te la pide y pierdes la venta.

Deja de contar, empieza a controlar

El tiempo que gastas contando inventario a mano podrías usarlo vendiendo o creando estrategias de marketing.

Pasar de un sistema manual a uno perpetuo no es difícil. Solo necesitas un lector de códigos y un software en la nube. Sistepos convierte tu negocio en una máquina de inventario perpetuo desde el primer día.

¿Quieres saber exactamente qué tienes en tu bodega sin pararte de la silla? Implementa Sistepos y toma el control total