Se fue el internet en el local: ¿Puedo seguir facturando electrónicamente o me toca cerrar? (Guía de Contingencia)

La pesadilla del sábado en la noche

Tienes fila en la caja. Vas a imprimir la factura y… “Error de Conexión”. El módem tiene el bombillo rojo. Se cayó Claro, Tigo o Movistar (algo muy común en el Oriente Antioqueño cuando llueve).

Empiezas a sudar frío. “¿Le digo a los clientes que esperen? ¿Les cobro sin factura? ¿Cierro el chuzo?”. Tranquilo. La DIAN sabe que el internet falla. La ley tiene mecanismos para que nunca pares de vender, incluso si se cae la red mundial. Hoy te enseñamos a operar en “Modo Supervivencia”.

Solución 1: El “Modo Offline” de tu Software (La salida fácil)

Un buen sistema POS como Sistepos no se bloquea si no hay internet. Funciona con tecnología “Store & Forward” (Guardar y Enviar después).

1. Tú sigues facturando normal.
2. El sistema guarda la factura en la memoria del computador o tablet.
3. Le entregas al cliente su tirilla (que es válida).
4. Lo importante: Apenas vuelva el internet, el sistema envía automáticamente todo el paquete de facturas acumuladas a la DIAN.

¡Ojo! Tienes un plazo máximo (usualmente 48 horas) para transmitir esa información. No te puedes quedar sin internet una semana entera.

Solución 2: La Facturación por Contingencia (El Papel)

Si el daño es grave (se fue la luz y no tienes computadores), debes pasar al plan B: El Talonario de Papel.

Pero no es cualquier libreta. Debes tener guardado un talonario de facturas litográficas con una resolución especial llamada “Facturación por Contingencia”.

• El proceso: Llenas la factura a mano, se la das al cliente (original) y te quedas con la copia.
• El post-proceso: Cuando vuelva la luz, debes digitar esas facturas en el sistema para transmitirlas electrónicamente a la DIAN como “transcripción”.

Tip: Si no tienes este talonario guardado en un cajón, estás incumpliendo la norma. La DIAN exige tenerlo “por si acaso”.

El error que te cuesta una multa

Lo que NUNCA debes hacer es decir: “Como no hay sistema, no doy factura hoy”.

Si un cliente te denuncia o justo hay una visita de la DIAN, la excusa de “no hay internet” NO ES VÁLIDA para dejar de expedir factura. La norma dice: Si no hay sistema, use contingencia. Si no usa contingencia, es evasión. Y la evasión da cierre del local.

Pedro Explica: “El internet va y viene, el cliente no”

Amigo, en nuestras montañas antioqueñas llueve y se va la señal. Eso es paisaje. Pero tu cliente no tiene la culpa. Él quiere pagar e irse.

No lo hagas esperar media hora a que reinicie el módem. Ten un sistema como Sistepos que sea ‘todo terreno’. Que facture sin internet, sin luz (en tablet) o como sea. La venta sagrada no se detiene por un cable suelto.

Blindaje Tecnológico

No contrates un software que sea 100% dependiente de tener una fibra óptica perfecta, porque eso en Colombia no existe. Necesitas un sistema híbrido (Nube + Local) que te respalde en las malas.

Revisa hoy mismo:

1. ¿Tu sistema tiene modo Offline?
2. ¿Sabes dónde está el talonario de papel de contingencia?

¿Tu sistema se bloquea cuando llueve? Cámbiate a Sistepos: El software que sigue vendiendo pase lo que pase