¿Pagas a tus proveedores en Efectivo? Cuidado: La DIAN podría desconocer esos gastos en tu Declaración de Renta (Ley de Bancarización)

“Tome, vecino, aquí están sus 2 millones”

Eres dueño de una ferretería o un minimercado. Llega el proveedor de la mercancía. La cuenta son $2.000.000. Abres la caja registradora, sacas un fajo de billetes producto de la venta del día y se los entregas. Él te da una factura (incluso electrónica) y se va.

Tú piensas: “Todo legal, tengo la factura”. Mala noticia: Según el Artículo 771-5 del Estatuto Tributario (Bancarización), ese pago en efectivo tiene un límite. Si te pasas del límite, ese gasto NO es deducible, aunque tengas la factura perfecta. Básicamente, la DIAN te dice: “Si no pasó por el banco, no te creo del todo”.

¿Qué dice la norma en 2026?

La DIAN quiere acabar con el efectivo para rastrear el dinero. La norma establece que solo se aceptan fiscalmente los pagos realizados por Canales Financieros:

• Transferencias bancarias.
• Tarjetas débito/crédito.
• Cheques al primer beneficiario.
• Giros postales (Efecty, Supergiros, etc. certificados).

El Límite del Efectivo: Solo puedes descontar pagos en efectivo hasta cierto porcentaje (que cada año se reduce más). Si el 100% de tus costos los pagas en efectivo, es muy probable que una gran parte te la rechacen y te toque pagar renta como si hubieras tenido cero gastos.

El riesgo de la Nómina en Efectivo

Este es el caso más común. Tienes 5 empleados. El sábado sacas la plata de la venta y les pagas el sueldo en billetes. Ellos firman un recibito de papel.

Peligro: Para la DIAN, la nómina debe transmitirse electrónicamente y, preferiblemente, pagarse por banco. Si pagas en efectivo y no tienes soportes bancarios claros, en una auditoría pueden desconocer el gasto de nómina. ¡Imagínate pagar impuesto de renta sobre los sueldos de tus empleados!

¿Y si el proveedor no tiene cuenta?

“Es que el señor que me vende la papa es un campesino y no tiene cuenta”.

En 2026, la inclusión financiera es masiva. Hoy en día casi todo el mundo tiene Nequi, Daviplata, Ahorro a la Mano o Transfiya. Estas billeteras digitales SÍ cuentan como medio de pago bancarizado.

En lugar de darle los billetes, dile: “Vecino, ¿tiene Nequi? Le transfiero ya mismo”. El dinero sale de tu Nequi Negocios (o cuenta) y entra al de él. Queda la trazabilidad digital. ¡Gasto salvado!

Pedro Explica: “El efectivo es para las vueltas, no para los negocios”

Amigo, yo sé que el efectivo se siente rico en la mano. Da sensación de poder. Pero fiscalmente es un veneno.

Si compras 50 millones al año y los pagas en efectivo, la DIAN puede decirte: ‘Qué pena, solo le valgo 20 millones. Pague impuestos sobre los otros 30’. ¡Te quiebras!

Acostúmbrate a transferir. Deja el efectivo de la caja solo para dar cambio a los clientes, no para pagarle a los proveedores.

Registra el Medio de Pago en Sistepos

Para que tu contabilidad cuadre, debes ser ordenado. Cuando registres un Egreso de Caja en Sistepos:

1. No pongas todo como “Efectivo”.
2. Si hiciste una transferencia, selecciona “Banco / Transferencia”.
3. Pon el número de comprobante o ID de la transacción en la nota.

Así, cuando tu contador descargue el reporte a fin de año, sabrá exactamente qué gastos están blindados por bancarización y cuáles son riesgo en efectivo.

Moderniza tus pagos

No le tengas miedo a los bancos ni a las apps. Témele más a pagar un impuesto de renta inflado por no poder demostrar tus costos. Bancarizar tus pagos es la forma más barata de bajar tus impuestos legalmente.

¿Quieres controlar tus gastos y medios de pago? Organiza tus Egresos y protege tu contabilidad con Sistepos